Van Diest Medical Center

Notice of Privacy Practice

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

Van Diest Medical Center (“Hospital”) is required by the Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996, and the Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act (found in Title XIII of the American Recovery and Reinvestment Act of 2009)(collectively referred to as “HIPAA”), as amended from time to time, to maintain the privacy of individually identifiable patient health information (this information is “protected health information” and is referred to herein as “PHI”). We are also required to provide patients with a Notice of Privacy Practices regarding PHI. We will only use or disclose your PHI as permitted or required by applicable state law. This Notice applies to your PHI in our possession including the medical records generated by us.
 
Hospital understands that your health information is highly personal, and we are committed to safeguarding your privacy.  Please read this Notice of Privacy Practices thoroughly. It describes how we will use and disclose your PHI.
 
This Notice applies to the delivery of health care by Hospital and its medical staff in the main hospital, outpatient departments and clinics. This Notice also applies to the utilization review and quality assessment activities of Hospital. 
 

I.  Permitted Use or Disclosure
 

A.  Treatment: Hospital will use and disclose your PHI to provide, coordinate, or manage your health care and related services to carry out treatment functions. The following are examples of how Hospital will use and/or disclose your PHI:

¨  To your attending physician, consulting physician(s), and other health care providers who have a legitimate need for such information in your care and continued treatment.
¨  To coordinate your treatment (e.g., appointment scheduling) with us and other health care providers such as name, address, employment, insurance carrier, etc.
¨  To contact you as a reminder that you have an appointment for treatment or medical care at our facilities.
¨  To provide you with information about treatment alternatives or other health-related benefits or services.
¨  If you are an inmate of a correctional institution or under the custody of a law enforcement officer, the Hospital will disclose your PHI to the correctional institution or law enforcement official.
 

B. Payment: Hospital will use and disclose PHI about you for payment purposes. The following are examples of how Hospital will use and/or disclose your PHI:

¨  To an insurance company, third party payer, third party administrator, health plan or other health care provider (or their duly authorized representatives) for payment purposes such as  determining coverage, eligibility, pre-approval / authorization for treatment, billing, claims management, reimbursement audits, etc.
¨  To collection agencies and other subcontractors engaged in obtaining payment for care. 

 C.  Health Care Operations: Hospital will use and disclose your PHI for health care operations purposes.  The following are examples of how Hospital will use and/or disclose your PHI:

¨  For case management, quality assurance, utilization, accounting, auditing, population based activities relating to improving health or reducing health care costs, education, accreditation, licensing and credentialing activities of Hospital.
¨  To consultants, accountants, auditors, attorneys, transcription companies, information technology providers, etc.  
 

D.  Other Uses and Disclosures:As part of treatment, payment and health care operations, Hospital may also use your PHI for the following purposes:

¨  Fundraising Activities: Hospital will use and may also disclose some of your PHI to a related foundation for certain fundraising activities. For example, Hospital may disclose your demographic information, your treatment dates of service, treating physician information, department of service and outcomes information to the foundation who may ask you for a monetary donation. Any fundraising communication sent to you will let you know how you can exercise your right to opt-out of receiving similar communications in the future.
¨  Medical Research: Hospital will use and disclose your PHI without your authorization to medical researchers who request it for approved medical research projects. Researchers are required to safeguard all PHI they receive.
¨  Information and Health Promotion Activities: Hospital will use and disclose some of your PHI for certain health promotion activities. For example, your name and address will be used to send you general newsletter or specific information based on your own health concerns.
 

E.  More Stringent State and Federal Laws: The State law of Iowa is more stringent than HIPAA in several areas. Certain federal laws also are more stringent than HIPAA. Hospital will continue to abide by these more stringent state and federal laws. 
 

i.  More Stringent Federal Laws: The federal laws include applicable internet privacy laws, such as the Children’s Online Privacy Protection Act and the federal laws and regulations governing the confidentiality of health information regarding substance abuse treatment.
 
ii.  More Stringent State Laws: The State of Iowa is more stringent when the individual is entitled to greater access to records than under HIPAA. State law also is more restrictive when the records are more protected from disclosure by state law than under HIPAA. In cases where Hospital provides treatment to a patient who resides in a neighboring state, Hospital will abide by the more stringent applicable state law. 
 

F.  Health Information Exchange: (HIE) Hospital may elect to share your health records electronically with Iowa Health Exchange Network (IHEN) for the purpose of improving the overall quality of health care services provided to you (e.g., avoiding unnecessary duplicate testing). If shared with Iowa Health Exchange Network the electronic health records would include sensitive diagnosis such as HIV/AIDS, sexually transmitted diseases, genetic information, and mental health substance abuse, etc. The HIE would function as our business associate and, in acting on our behalf, the HIE would transmit, maintain and store your PHI for treatment purposes. The HIE has a duty to implement administrative, physical and technical safeguards that reasonably and appropriately protect the confidentiality and integrity of your medical information.
 
You have the right to “opt-out” and prevent your health information from being sent to IHEN by completing and submitting an "Opt-Out" form** to IHEN. Please contact IHEN by calling (866) 924-4636 or via web-site at www.iowaehealth.org.
The Opt Out form has been developed by the IHEN.
 

II.  Permitted Use or Disclosure with an Opportunity for You to Agree or Object
 

A.  Family/Friends: Hospital will disclose PHI about you to a friend or family member who is involved in or paying for your medical care. You have a right to request that your PHI not be shared with some or all of your family or friends. In addition, Hospital will disclose PHI about you to an agency assisting in disaster relief efforts so that your family can be notified about your condition, status, and location.
 
B.  Hospital – Facility Directory: Hospital will include certain information about you in facility directory while you are a hospital patient at Hospital. This information will include your name, location in Hospital, your general condition (e.g., fair, stable, critical, etc.) and your religious affiliation. The directory information, except your religious affiliation, will be disclosed to people who ask for you by name. You have the right to request that your name not be included in Hospital's directory. If you request to opt-out of the facility directory, we cannot inform visitors of your presence, location, or general condition.
 
C.  Spiritual Care: Directory information, including your religious affiliation, will be given to a member of the clergy, even if they do not ask for you by name. Spiritual care providers are members of the health care team at Hospital and may be consulted upon regarding your care. You have the right to request that your name not be given to any member of the clergy.
 
D.  Media Reports: Hospital will release facility directory information to the media (excluding religious affiliation) if the media requests information about you using your name and after we have given you an opportunity to agree or object.
 

III.  Use or Disclosure Requiring Your Authorization
 

A.  Marketing: Subject to certain limited exceptions, your written authorization is required in cases where Hospital receives any direct or indirect financial remuneration in exchange for making the communication to you which encourages you to purchase a product or service or for a disclosure to a third party who wants to market their products or services to you.
 
B.  Research: Hospital will obtain your written authorization to use or disclose your PHI for research purposes when required by HIPAA.
 
C.  Psychotherapy Notes: Most uses and disclosures of psychotherapy notes require your written authorization.
 
D.  Sale of PHI: Subject to certain limited exceptions, disclosures that constitute a sale of PHI requires your written authorization.
 
E.  Other Uses and Disclosures: Any other uses or disclosures of PHI that are not described in this Notice of Privacy Practices require your written authorization. Written authorizations will let you know why we are using your PHI. You have the right to revoke an authorization at any time.
 

IV.  Use or Disclosure Permitted or Required by Public Policy or Law without your Authorization
 

A.  Law Enforcement Purposes: Hospital will disclose your PHI for law enforcement purposes as required by law, such as identifying a criminal suspect or a missing person, or providing information about a crime victim or criminal conduct.
 
B.  Required by Law:  Hospital will disclose PHI about you when required by federal, state or local law. Examples include disclosures in response to a court order / subpoena, mandatory state reporting (e.g., gun shot wounds, victims of child abuse or neglect), or information necessary to comply with other laws such as workers’ compensation or similar laws. Hospital will report drug diversion and information related to fraudulent prescription activity to law enforcement and regulatory agencies.
 
C.  Public Health Oversight or Safety: The Hospital will use and disclose PHI to avert a serious threat to health and safety of a person or the public. Examples include disclosures of PHI to state investigators regarding quality of care or to public health agencies regarding immunizations, communicable diseases, etc.  Hospital will use and disclose PHI for activities related to the quality, safety or effectiveness of FDA regulated products or activities, including collecting and reporting adverse events, tracking and facilitating in product recalls, etc.
 
D.  Coroners, Medical Examiners, Funeral Directors: Hospital will disclose your PHI to a coroner or medical examiner. For example, this will be necessary to identify a deceased person or to determine a cause of death. Hospital may also disclose your medical information to funeral directors as necessary to carry out their duties.
 
E.  Organ Procurement: Hospital will disclose PHI to an organ procurement organization or entity for organ, eye or tissue donation purposes.
                                                                  
F.  Specialized Government Functions: Hospital will disclose your PHI regarding government functions such as military, national security and intelligence activities. Hospital will use or disclose PHI to the Department of Veterans Affairs to determine where you are eligible for certain benefits.
 
G.  Immunizations: Hospital will disclose proof of immunization to a school where the state or other similar law requires it prior to admitting a student. 
 

V.  Your Health Information Rights
You have the following individual rights concerning your PHI:
 

A.  Right to Inspect and Copy: Subject to certain limited exceptions, you have the right to access your PHI and to inspect and copy your PHI as long as we maintain the data.
 
If Hospital denies your request for access to your PHI, Hospital will notify you in writing with the reason for the denial. For example, you do not have the right to psychotherapy notes or to inspect the information which is subject to law prohibiting access. You may have the right to have this decision reviewed.
 
You also have the right to request your PHI in electronic format in cases where Hospital utilizes electronic health records. You may also access information via patient portal if made available by Hospital.
 
You will be charged a reasonable copying fee in accordance with applicable federal or state law.
 
B.  Right to Amend: You have the right to amend your PHI for as long as Hospital maintains the data. You must make your request for amendment of your PHI in writing to Hospital, including your reason to support the requested amendment.
 
However, Hospital will deny your request for amendment if:
 
¨       Hospital did not create the information;
¨       The information is not part of the designated record set;
¨       The information would not be available for your inspection (due to its condition or nature); or
¨       The information is accurate and complete.
 
If Hospital denies your request for changes in your PHI, Hospital will notify you in writing with the reason for the denial. Hospital will also inform you of your right to submit a written statement disagreeing with the denial. You may ask that Hospital include your request for amendment and the denial any time that Hospital subsequently discloses the information that you wanted changed. Hospital may prepare a rebuttal to your statement of disagreement and will provide you with a copy of that rebuttal.
 
C.  Right to an Accounting: You have a right to receive an accounting of the disclosures of your PHI that Hospital has made, except for the following disclosures:
 
¨       To carry out treatment, payment or health care operations;
¨       To you;
¨       To persons involved in your care;
¨       For national security or intelligence purposes; or
¨       To correctional institutions or law enforcement officials.
 
You must make your request for an accounting of disclosures of your PHI in writing to Hospital.
 
You must include the time period of the accounting, which may not be longer than 6 years. In any given 12-month period, Hospital will provide you with an accounting of the disclosures of your PHI at no charge. Any additional requests for an accounting within that time period will be subject to a reasonable fee for preparing the accounting.
 
D. Right to Request Restrictions: You have the right to request restrictions on certain uses and disclosures of your PHI to carry out treatment, payment or health care operations functions or to prohibit such disclosure. However, Hospital will consider your request but is not required to agree to the requested restrictions.
 
E.  Right to Request Restrictions to a Health Plan: You have the right to request a restriction on disclosure of your PHI to a health plan (for purposes of payment or health care operations) in cases where you paid out of pocket, in full, for the items received or services rendered.
 
F. Right to Confidential Communications: You have the right to receive confidential communications of your PHI by alternative means or at alternative locations. For example, you may request that Hospital only contact you at work or by mail.
 
G.  Right to Receive a Copy of this Notice: You have the right to receive a paper copy of this Notice of Privacy Practices, upon request.
 

VI.  Breach of Unsecured PHI
In a breach of unsecured PHI affecting you occurs, Hospital is required to notify you of the breach.
 

VII.  Sharing and Joint Use of Your Health Information
In the course of providing care to you and in furtherance of Hospital’s mission to improve the health of the community, Hospital will share your PHI with other organizations as described below who have agreed to abide by the terms described below:
 

A.  Medical Staff.   The medical staff and Hospital participate together in an Organized Health Care Arrangement (OHCA) to deliver health care to you. Both Hospital and medical staff have agreed to abide by the terms of this Notice with respect to PHI created or received as part of delivery of health care to you in the in Hospital.[Insert for OHCA] Physicians and allied health care professionals who are members of Hospital’s medical staff will have access to and use your PHI for treatment, payment and health care operations purposes related to your care within Hospital. Hospital will disclose your PHI to the medical staff and allied health professionals for treatment, payment and health care operations.
 
B.  Business Associates. Hospital will share your PHI with business associates and their Subcontractors contracted to perform business functions on the Hospital's behalf, including Mercy Health Network which performs certain business functions for Hospital.
 
VIII.  Changes to this Notice. Hospital will abide by the terms of the Notice currently in effect. Hospital reserves the right to make material changes to the terms of its Notice and to make the new Notice provisions effective for all PHI that it maintains. Hospital will distribute / provide you with a revised Notice at your first visit following the revision of the Notice in cases where it makes a material change in the Notice. You can also ask Hospital for a current copy of their Notice at any time.
IX.  Complaints. If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with Hospital’s Privacy Officer or with the Secretary of the Department of Health and Human Services. All complaints must be submitted in writing directly to Hospital’s Privacy Officer. Hospital assures you that there will be no retaliation for filing a complaint. You will not be retaliated against for filing any complaint.
X.  Privacy Officer - Questions / Concerns / Additional Information. If you have any questions, concerns, or want further information regarding the issues covered by this Notice of Privacy Practice or seek additional information regarding Hospital’s privacy policies and procedures, please contact the Hospital’s Privacy Official: Alice Roberts, RHIA, Van Diest Medical Center, PO Box 403, Webster City, IA 50595 or by phone: 515-832-7731.

Effective Date

This notice became effective on April 14, 2003 and was updated on September 23, 2013. Please note, we reserve the right to revise this notice at any time. A current notice of our privacy practices may be obtained from our registration office by calling 832-9400. A current notice of privacy practices will also be located on the Van Diest Medical Center website at www.vandiestmc.org.

We reserve the right to revise our practices with respect to Protected Information and to amend this notice. Should our information practices change, we will post the revised notice in the facility and on the website (
www.vandiestmc.org.) and have revised notices available at registration desks.
 
NOTIFICACIÓN DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD
 
Fecha de entrada en vigencia:14 de abril de 2013
Fecha de revisión:23 de septiembre de 2013
 
EN ESTA NOTIFICACIÓN SE DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN MÉDICA DEL PACIENTE Y CÓMO ESTE PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN.LEA EL CONTENIDO CUIDADOSAMENTE.
 
La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos de 1996 y la Ley de Tecnología de la Información de Salud para la Salud Económica y Clínica (que se encuentra en el Título XIII de la Ley de Recuperación y Reinversión Estadounidense de 2009), (denominadas conjuntamente como “HIPAA”), con las enmiendas que se introduzcan oportunamente, exigen que Van Diest Medical Center mantenga la privacidad de la información sobre la salud del paciente identificable (esta información se considera "información protegida sobre la salud” y se menciona en esta notificación como “PHI”).Tenemos además la obligación de proporcionar a los pacientes la Notificación de Prácticas de Privacidad sobre la información PHI.Solo usaremos o divulgaremos la información PHI del paciente cuando la ley estatal vigente lo permita o requiera.Esta Notificación se aplica a la información PHI del paciente que obra en nuestro poder, incluidos los registros médicos que nosotros hayamos generado.
 
Van Diest Medical Center entiende que la información sobre la salud del paciente es de índole exclusivamente personal y nos comprometemos a proteger la privacidad de este.Lea esta Notificación de Prácticas de Privacidad cuidadosamente.En este documento se describe cómo usaremos y divulgaremos la información PHI del paciente.
 
Esta Notificación se aplica a la prestación de la atención médica por parte de Van Diest Medical Center y el personal médico en el hospital principal, los departamentos de pacientes ambulatorios y las clínicas.Esta Notificación también se aplica a las actividades de revisión de utilización y evaluación de calidad de CHE Trinity Health y Van Diest Medical Centercomo miembro de CHE Trinity Health, el sistema católico de atención médica con instalaciones ubicadas en varios estados de los Estados Unidos.
 
I.             Permiso de uso o divulgación
 
A.    Tratamiento:Van Diest Medical Center usará y divulgará la información PHI para brindar, coordinar o administrar la atención médica y los servicios relacionados con el fin de llevar a cabo las funciones del tratamiento.Los siguientes son ejemplos de cómo Van Diest Medical Center usará o divulgará la información PHI del paciente:
¨       Se proporcionará al médico tratante, los médicos de consulta y otros proveedores de atención médica que tengan la necesidad legítima de tener dicha información para la atención y tratamiento continuo del paciente.
¨      Para coordinar el tratamiento del paciente (por ejemplo, la programación de citas) con nosotros y con otros proveedores de atención médica, como nombre, dirección, empleo, compañía de seguros, etc.
¨       Para ponernos en contacto con el paciente a fin de recordarle que tiene una cita para el tratamiento o la atención médica en nuestras instalaciones.
¨       Para proporcionar al paciente información sobre las alternativas de tratamiento u otros beneficios o servicios relacionados con la salud.
¨       Si el paciente está recluido en un establecimiento penitenciario o bajo la custodia de un agente de orden público, Van Diest Medical Center divulgará la información PHI al establecimiento penitenciario o a dicho agente de orden público.
 
 
B.   Pago:Van Diest Medical Center usará y divulgará la información PHI del paciente con fines de pago.Los siguientes son ejemplos de cómo Van Diest Medical Center usará o divulgará la información PHI del paciente:
¨       A la compañía de seguros, al tercero pagador, al tercero administrador, al plan de salud u otro proveedor de atención médica (o a los representantes debidamente autorizados) con fines de pago, por ejemplo, para determinar la cobertura, la elegibilidad, obtener la aprobación previa/autorización para el tratamiento, la facturación, la administración de reclamos, las auditorías de reembolsos, etc.
¨      A las agencias de cobro y otros subcontratistas dedicados a obtener el pago de la atención médica.
 
C.   Operaciones de atención médica:Van Diest Medical Center usará y divulgará la información PHI del paciente para operaciones de la atención médica.Los siguientes son ejemplos de cómo Van Diest Medical Center usará o divulgará la información PHI del paciente:
¨       En administración de casos, control de calidad, utilización, contabilidad, auditoría, actividades basadas en la población que se relacionan con la mejora de la salud o la reducción de los costos de la atención médica, la educación, la acreditación, las actividades de otorgamiento de licencias y credenciales de Van Diest Medical Center.
¨      A los consultores, contadores, auditores, abogados, compañías de transcripción de informes médicos, proveedores de tecnología de la información, etc.
 
D.   Otros usos y divulgaciones:Como parte de las operaciones de tratamiento, pago y atención médica, Van Diest Medical Center también podrá usar la información PHI del paciente con los siguientes fines:
¨      Actividades de recaudación de fondos:Van Diest Medical Center usará y también podrá divulgar parte de la información PHI del paciente a una fundación relacionada con determinadas actividades de recaudación de fondos.Por ejemplo, Van Diest Medical Center podrá divulgar la información demográfica del paciente, las fechas de administración del tratamiento, la información sobre el médico tratante, el departamento de administración del tratamiento y la información sobre los resultados a la fundación que podrá solicitar al paciente una donación monetaria.La comunicación sobre la recaudación de fondos que reciba el paciente le informará cómo puede ejercer el derecho de no recibir comunicaciones similares en el futuro.
¨      Investigaciones médicas Van Diest Medical Center usará la información PHI del paciente sin la autorización de este y la divulgará a los investigadores médicos que la soliciten para proyectos de investigaciones médicas aprobadas.Los investigadores tienen la obligación de proteger toda la información PHI que reciben.
¨      Información y actividades de promoción de la salud:Van Diest Medical Center usará y divulgará parte de la información PHI del paciente para determinadas actividades de promoción de la salud.Por ejemplo, el nombre y la dirección del paciente se usarán para enviarle un boletín informativo general o información específica relacionada con los propios intereses de salud de este.
 
E.   Leyes estatales y federales más estrictas:La ley estatal de Iowa es más estricta que la ley HIPAA en varias áreas.Determinadas leyes federales también son más estrictas que la ley HIPAA.Van Diest Medical Center continuará respetando estas leyes estatales y federales más estrictas.
 
                          i.    Leyes federales más estrictas:Las leyes federales incluyen leyes vigentes sobre la privacidad en Internet, como la Ley de Protección de la Privacidad Infantil en Línea y las leyes federales y disposiciones reglamentarias que rigen la confidencialidad de la información médica relacionada con el tratamiento del abuso de sustancias.
 
                        ii.    Leyes estatales más estrictas:La ley estatal es más estricta cuando dispone que la persona goza del derecho de tener más acceso a los registros que lo dispuesto en la ley HIPAA.La ley estatal también es más restrictiva cuando dispone que los registros están más protegidos de la divulgación que lo dispuesto por la ley HIPAA.En aquellos casos en los que Van Diest Medical Center administra el tratamiento al paciente que reside en un estado cercano Van Diest Medical Center aplicará la ley estatal vigente más estricta.
 
 
F.    Intercambio de información médica:Si en este estado funciona el intercambio de información médica regional o estatal, Van Diest Medical Center compartirá los registros médicos del paciente por medios electrónicos con el fin de mejorar la calidad general de los servicios de atención médica que se brindan al paciente (por ejemplo, se evita la duplicación innecesaria de los estudios médicos).Los registros médicos electrónicos incluirán diagnósticos sensibles como VIH/SIDA, enfermedades de transmisión sexual, información genética y abuso de sustancias para la salud mental, etc. El intercambio de información médica (HIE) funciona como nuestro asociado y al actuar en nuestro nombre, transmite, conserva y almacena la información PHI del paciente con fines de tratamiento, pago y atención médica.El HIE tiene la tarea de implementar salvaguardas administrativas, físicas y técnicas que protejan de manera razonable y apropiada la confidencialidad e integridad de la información médica del paciente.
 
La ley estatal puede regir los derechos del paciente de restringir, estar incluido o no en el intercambio. Para obtener más información, comuníquese con el Funcionario de privacidad de Van Diest Medical Center.
 
II.           Permiso de uso o divulgación con la oportunidad de aceptación o rechazo del paciente
 
A.   Familia/amigos:Van Diest Medical Center divulgará la información PHI del paciente a un amigo o miembro de la familia que participe o pague la atención médica de aquél.El paciente tiene el derecho de solicitar que la información PHI no se comparta con determinadas personas o con todos los miembros de la familia o con los amigos.Asimismo, Van Diest Medical Center divulgará la información PHI del paciente a la agencia que participe en tareas de alivio en casos de desastre para que la familia de aquél sea notificada sobre su enfermedad, estado y ubicación.
 
B.   Van Diest Medical Center – Directorio de instalaciones:Van Diest Medical Center incluirá determinada información sobre el paciente en el directorio de instalaciones mientras se encuentre hospitalizado en Van Diest Medical Center.Esta información sobre el paciente incluirá el nombre, la ubicación en Van Diest Medical Center, el estado general (por ejemplo, bueno, estable, crítico, etc.) y la afiliación religiosa.La información que consta en el directorio, excepto la afiliación religiosa del paciente, se divulgará a las personas que pregunten por su nombre.El paciente tiene el derecho de solicitar que su nombre no se incluya en el directorio de Van Diest Medical Center.Si el paciente solicita que no se lo incluya en el directorio de instalaciones, no podremos informar a las visitas sobre la presencia de aquél, ni su ubicación o estado general.
 
C.   Atención espiritual:La información que consta en el directorio, incluida la afiliación religiosa del paciente, se dará a un miembro del clero aunque no pregunte por su nombre.Los proveedores de atención espiritual son miembros del equipo de atención médica en Van Diest Medical Center a quienes se puede consultar acerca de la atención del paciente.El paciente tiene el derecho de solicitar que no se dé su nombre a ningún miembro del clero.
 
D.   Informes a los medios:Van Diest Medical Center dará a conocer a los medios la información que consta en el directorio de instalaciones (excluida la afiliación religiosa) si los medios solicitan información sobre el paciente con su nombre y después de que demos al paciente la oportunidad de aceptar o rechazar el pedido.
 
III.          Uso o divulgación que requiere la autorización del paciente
 
A.    Mercadeo:Con sujeción a determinadas excepciones limitadas, se requiere la autorización del paciente por escrito en aquellos casos en que Van Diest Medical Center reciba una remuneración directa o indirecta a cambio de realizar la comunicación al paciente mediante la que se lo alienta a comprar un producto o servicio, o para la divulgación a un tercero que desea comercializar productos o servicios con el paciente.
 
B.    Investigaciones:Van Diest Medical Center obtendrá la autorización del paciente por escrito para usar o divulgar la información PHI con fines de investigación cuando la ley HIPAA lo exija.
 
C.    Notas sobre la psicoterapia:La mayor parte de los usos y divulgaciones de las notas de psicoterapia requiere la autorización del paciente por escrito.
 
D.    Venta de la información PHI:Con sujeción a determinadas excepciones limitadas, la divulgación que constituye la venta de la información PHI requiere la autorización del paciente por escrito.
 
E.    Otros usos y divulgaciones:Todo otro uso o divulgación de la información PHI que no se describa en esta Notificación de Prácticas de Privacidad exige la autorización del paciente por escrito.Las autorizaciones por escrito informarán al paciente la razón del uso de la información PHI.El paciente tiene el derecho de revocar la autorización en cualquier momento.
 
IV.         Uso o divulgación permitida o exigida por la política pública o la ley sin autorización del paciente
 
A.   Fines de cumplimiento legal:Van Diest Medical Center divulgará la información PHI del paciente con fines de cumplimiento legal que disponga la ley, como identificar a un sospechoso de la comisión de un delito o a una persona desaparecida o para proporcionar información sobre la víctima de un delito o conducta delictiva.
 
B.   Exigencia legal:Van Diest Medical Center divulgará la información PHI del paciente cuando la ley federal, estatal o local lo exija.Los ejemplos incluyen la divulgación en respuesta a una orden/citación judicial, informe obligatorio estatal (por ejemplo, heridas de armas de fuego, víctimas de abuso o abandono infantil) o la información necesaria para el cumplimiento de otras leyes, como la ley de accidentes de trabajo o disposiciones similares.Van Diest Medical Center informará a las agencias de orden público y al organismo regulador acerca de la distribución e información de medicamentos que se relacionan con la actividad de recetas fraudulentas.
 
C.   Supervisión o seguridad de la salud pública:Van Diest Medical Center usará y divulgará la información PHI para evitar una grave amenaza a la salud y seguridad de una persona o del público.Los ejemplos incluyen la divulgación a investigadores del estado de la información PHI que se relaciona con la calidad de la atención o a las agencias de salud pública sobre vacunaciones o enfermedades contagiosas, etc. Van Diest Medical Center usará y divulgará la información PHI para las actividades relacionadas con la calidad, seguridad o eficacia de los productos o las actividades reglamentadas por la Administración de Alimentos y Drogas (FDA), incluida la recopilación y los informes sobre eventos adversos, el seguimiento y la facilitación del retiro de productos del mercado, etc.
 
D.   Médicos forenses, médicos legistas y responsables de funerarias:Van Diest Medical Center divulgará la información PHI del paciente al médico forense o médico legista.Por ejemplo, esto será necesario para identificar al fallecido o determinar la causa del fallecimiento.Van Diest Medical Center también podrá divulgar la información médica del paciente que sea necesaria a los responsables de funerarias para que puedan llevar a cabo sus tareas.
 
E.   Obtención de órganos para trasplantes:Van Diest Medical Center divulgará la información PHI a una organización o entidad dedicada a la obtención de órganos para trasplantes con fines de donación de órganos, ojos o tejidos.
 
F.    Funciones gubernamentales especializadas:Van Diest Medical Center divulgará la información PHI del paciente relacionada con funciones gubernamentales como actividades militares, de seguridad e inteligencia nacionales Van Diest Medical Center  usará la información PHI o la divulgará al Departamento de Asuntos de Veteranos para determinar si el paciente reúne las condiciones para recibir determinados beneficios.
 
G.   Vacunas:Van Diest Medical Center divulgará la constancia de vacunación a una escuela cuando la ley estatal u otra similar lo exija antes de aceptar a un estudiante.
 
V.         Derechos de información médica del paciente
El paciente goza de los siguientes derechos sobre la información PHI:
 
A.   Derecho de inspección y copia:Con sujeción a determinadas excepciones limitadas, el paciente tiene el derecho de acceder a la información PHI e inspeccionarla y obtener una copia mientras conservemos los datos.
 
Si Van Diest Medical Center niega al paciente el derecho de acceder a la información PHI, Van Diest Medical Center notificará al paciente por escrito la razón de la negativa.Por ejemplo, el paciente no tiene el derecho de obtener las notas de psicoterapia o de inspeccionar la información que está sujeta a la ley que prohíbe el acceso.El paciente podrá tener el derecho de solicitar que se revierta esta decisión.
 
También tendrá el derecho de solicitar la información PHI en formato electrónico en aquellos casos en que Van Diest Medical Center utilice registros médicos electrónicos.El paciente podrá acceder a la información a través del portal del paciente si Van Diest Medical Center lo pone a su disposición.
 
El paciente deberá pagar una suma razonable por la copia, de acuerdo con la ley federal o estatal vigente.
 
B. Derecho de modificación:El paciente tiene el derecho de modificar la información PHI siempre que Van Diest Medical Center conserve los datos.El paciente debe solicitar la modificación de la información PHI por escrito a Van Diest Medical Center e incluir el motivo que justifica la modificación solicitada.
 
Sin embargo, Van Diest Medical Center rechazará la solicitud de modificación si:
 
¨       Van Diest Medical Center no creó la información;
¨       La información no forma parte del conjunto de registros designados;
¨      La información no estaría disponible a la inspección del paciente (debido a su condición o naturaleza); o
¨       La información es exacta y está completa.
 
Si Van Diest Medical Center niega al paciente la solicitud de cambiar la información PHI, Van Diest Medical Center notificará al paciente por escrito la razón de la negativa Van Diest Medical Center también comunicará al paciente su derecho de presentar una declaración por escrito en la que expresa su desacuerdo ante la negativa.El paciente podrá solicitar que Van Diest Medical Center incluya la solicitud de modificación y la negativa cada vez que Van Diest Medical Center divulgue posteriormente la información que deseaba modificar. Van Diest Medical Center podrá preparar la refutación de la declaración de desacuerdo del paciente y entregará a este una copia de dicha refutación.
 
C.   Derecho de obtener un detalle de las divulgaciones:El paciente tiene el derecho de recibir el detalle de las divulgaciones de la información PHI que Van Diest Medical Center haya hecho, excepto en las siguientes situaciones:
 
¨       Operaciones de tratamiento, pago o atención médica;
¨       Divulgación al paciente;
¨       Divulgación a las personas involucradas en la atención del paciente;
¨       Con fines de seguridad o inteligencia nacionales; o
¨       A establecimientos penitenciarios o agentes de orden público.
 
El paciente debe presentar la solicitud del detalle de las divulgaciones de la información PHI por escrito a Van Diest Medical Center.
 
El paciente debe incluir el período del detalle que no puede exceder de 6 años.En un período determinado de 12 meses, Van Diest Medical Center proporcionará al paciente el detalle de las divulgaciones de la información PHI en forma gratuita.Toda solicitud adicional del detalle dentro de ese período de tiempo estará sujeta a la aplicación de una suma razonable por la preparación de dicho detalle.
 
D. Derecho de solicitar restricciones:El paciente tiene el derecho de solicitar restricciones a determinados usos y divulgaciones de la información PHI para llevar a cabo funciones de tratamiento, pago u operaciones de atención médica o para prohibir dicha divulgación.Sin embargo, Van Diest Medical Center tendrá en cuenta la solicitud del paciente pero no tiene la obligación de conceder las restricciones solicitadas.
 
E.   Derecho de solicitar restricciones al Plan de salud:El paciente tiene el derecho de solicitar la restricción a la divulgación de la información PHI al plan de salud (con fines de operaciones de pago o atención médica) en aquellos casos en que pague de su bolsillo la suma completa de los artículos o servicios recibidos.
 
F. Derecho de recibir comunicaciones confidenciales:El paciente tiene el derecho de recibir comunicaciones confidenciales de la información PHI por medios alternativos o en ubicaciones alternativas.Por ejemplo, el paciente puede solicitar que Van Diest Medical Center solo se comunique con él en el trabajo o por correo electrónico.
 
G. Derecho de recibir una copia de esta Notificación:El paciente tiene el derecho de recibir una copia en papel de esta Notificación de Prácticas de Privacidad cuando la solicite.
 
VI.        Violación de la información PHI no protegida
Si ocurriera la violación de la información PHI no protegida que afecta al paciente, Van Diest Medical Center tiene la obligación de notificar dicha violación al paciente.
 
VII.                         Uso conjunto y compartido de la información médica del paciente
Durante el transcurso de la administración de la atención al paciente y en la promoción de la misión de Van Diest Medical Center de mejorar la salud de la comunidad,Van Diest Medical Center compartirá la información PHI del paciente con otras organizaciones que se describen a continuación y que han acordado respetar los términos siguientes:
 
A.   Personal médico.El personal médico y Van Diest Medical Center participan juntos en un convenio de atención médica organizada para brindar la atención médica al paciente.Tanto Van Diest Medical Center como el personal médico han acordado respetar los términos de esta Notificación con respecto a la información PHI creada o recibida como parte de la prestación de la atención médica al paciente de Van Diest Medical Center.Los médicos y los profesionales de atención de la salud participantes que forman parte del personal médico de Van Diest Medical Center tendrán acceso a la información PHI del paciente y la usarán con fines de operaciones de tratamiento, pago y atención médica relacionadas con la atención del paciente dentro de Van Diest Medical Center.Van Diest Medical Center divulgará la información PHI del paciente al personal médico y a los profesionales de atención médica participantes con fines de operaciones de tratamiento, pago y atención médica.
 
B.   Membresía en CHE Trinity Health.Van Diest Medical Center y los miembros de CHE Trinity Health participan en un convenio de atención médica organizada con fines de actividades de revisión de uso y evaluación de calidad.Hemos acordado respetar los términos de esta Notificación con respecto a la información PHI creada o recibida como parte de las actividades de revisión de uso y evaluación de calidad de CHE Trinity Health y sus miembros.Los miembros de CHE Trinity Health respetarán los términos de su propia Notificación de Prácticas de Privacidad al usar la información PHI del paciente con fines de operaciones de tratamiento, pago o atención médica.Como parte de CHE Trinity Health, el sistema católico nacional de atención médica, Van Diest Medical Center y otros hospitales, residencias para ancianos y proveedores de atención médica en CHE Trinity Health comparten la información PHI del paciente con fines de actividades de revisión de uso y evaluación de calidad de CHE Trinity Health, la empresa matriz y sus miembros.Los miembros de CHE Trinity Health también usan la información PHI del paciente con fines de tratamiento del paciente, el pago a Van Diest Medical Center y/o las operaciones de atención médica permitidas por la ley HIPAA con respecto a nuestros pacientes mutuos.
 
 
C.   Asociados comerciales.Van Diest Medical Center compartirá la información PHI del paciente con los asociados comerciales y los subcontratistas contratados para el desempeño de funciones comerciales en nombre de Van Diest Medical Center, incluido CHE Trinity Health que desempeña determinadas funciones comerciales para Van Diest Medical Center.
 
VIII.        Cambios en esta Notificación.Van Diest Medical Center respetará los términos de esta Notificación vigentes actualmente.Van Diest Medical Center se reserva el derecho de introducir cambios sustanciales en los términos de esta Notificación y poner en vigencia nuevas disposiciones de la Notificación sobre toda la información PHI que conserva.Van Diest Medical Center distribuirá/proporcionará al paciente la Notificación modificada en la primera visita de aquél que sea posterior a la modificación de la Notificación en los casos en que haya un cambio sustancial en esta.El paciente también puede solicitar a Van Diest Medical Center una copia actualizada de la Notificación en cualquier momento.
 
IX.          Reclamos.Si el paciente considera que se violaron sus derechos, podrá presentar un reclamo ante el Funcionario de privacidad de Van Diest Medical Center o ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos.Todas las quejas deben presentarse por escrito directamente al Funcionario de privacidad de Van Diest Medical Center.Van Diest Medical Center asegura al paciente que no tomará represalias por la presentación del reclamo.El paciente no será objeto de represalias por haber presentado un reclamo.
 
X.                  Funcionario de privacidad. Preguntas. Inquietudes. Información adicional.Si el paciente desea hacer preguntas, tiene alguna inquietud o desea obtener más información sobre los temas abordados en esta Notificación de Prácticas de Privacidad o desea obtener información adicional sobre las políticas y los procedimientos de privacidad de Van Diest Medical Center, debe comunicarse con el Funcionario de privacidad de Van Diest Medical Center:Privacy Officer Van Diest Medical Center P O Box 430, Webster City, IA 50959 or phone 515-832-7731.
 

 

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